Una vez finalizados los impuestos correspondientes al primer trimestre del año, llega el turno de legalizar y presentar los libros oficiales correspondientes al último ejercicio cerrado.
Según el artículo 25 del código de comercio los libros de contabilidad que todo empresario deberá presentar obligatoriamente son el libro de inventario y cuantas anuales y el libro de diario. Estos libros deberán ser presentados para su posterior legalización en el registro mercantil de la provincia correspondiente según el domicilio social.
El libro de inventario y cuentas anuales está compuesto por los siguientes documentos contables:
– Balance inicial detallado de la empresa. – Balance de comprobación de sumas y saldos acumulado trimestralmente. – Inventario de cierre.
Estos tres primeros compondrían la primera parte del libro, el inventario. La segunda parte del libro, las cuentas anuales, se componen de los siguientes documentos contables:
– Balance de situación. – Cuenta de pérdidas y ganancias. – Estado de cambios en el patrimonio neto. – Estado de flujos de efectivo. – Memoria.
Por otro lado, el libro de diario es aquel que registra todas las operaciones económicas que se producen en la empresa ordenadas cronológicamente. A parte de los libros mencionados existen otros que también pueden presentarse siempre y cuando faciliten la comprensión de los libros obligatorios. Algunos de estos libros son el libro mayor y el libro de IVA, entre otros.
El plazo de presentación de los libros oficiales es de un máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio. Es decir, si la empresa ha finalizado su ejercicio el 31 de diciembre, el último día para presentar los libros oficiales es el 30 de abril del año siguiente.
Respecto a la forma de presentación, los libros oficiales pueden ser presentados mediante tres formas distintas:
– Presentación en papel: los libros obligatorios pueden presentarse en hojas encuadernadas de tal forma que no sea posible la sustitución o modificación de los distintos folios. El primer folio deberá estar en blanco y el resto numerados de forma correlativa. Los asientos deberán estar ordenados cronológicamente.
– Presentación digital: los libros obligatorios pueden ser presentados mediante la entrega de un CD o DVD que llevará los libros a legalizar. Junto a este CD o DVD deberá entregarse la huella digital, una secuencia alfanumérica de 26 caracteres (dígitos y letras mayúsculas) que se genera según el algoritmo descrito en la legislación mencionada, cuyo valor depende del contenido del fichero.
– Presentación telemática: los libros obligatorios también pueden ser presentados por Internet a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores de la Propiedad. Para ello será necesario ser un usuario abonado y poseer un certificado de firma digital.
